Кадровое дело: какие документы вести и как их хранить

Карпухин Виктор ИгоревичРуководитель проектов

Кадровое дело и КДП: что это в кадрах

Кадровое дело — это работа с документами, которыми работодатель оформляет приём, работу, отпуска и увольнение людей и учитывает их рабочее время. Эту работу называют кадровым делопроизводством, сокращённо КДП. Какие документы составить и с чем познакомить работника под роспись, определяет Трудовой кодекс (ТК), а сколько их хранить — перечень архивных документов Росархива.

Документы кадрового делопроизводства делят на четыре группы:

• Локальные нормативные акты — внутренние правила компании: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных, график сменности. Их принимает работодатель (статья 8 ТК).
• Документы по личному составу — трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки.
• Учёт рабочего времени и оплаты — табель, график отпусков, расчётные листки. Учёт времени, фактически отработанного каждым работником, обязателен (статья 91 ТК).
• Сведения о трудовой деятельности и трудовые книжки — данные о работе и стаже, которые работодатель формирует в электронном виде и передаёт в Социальный фонд (статья 66.1 ТК).

Термином «кадровое дело» в обиходе называют и личное дело работника. Это разные понятия: кадровое делопроизводство включает оформление, учёт и хранение документов всех работников, а состав личного дела работников коммерческой организации определяет сама организация локальным актом. Личные дела ведут по решению работодателя.

Какие кадровые документы обязательны для работодателя

Обязательны документы, которые прямо требует ТК: трудовой договор, правила распорядка, учёт времени, график отпусков, инструктажи по охране труда и документы о персональных данных. Приказ о приёме и личное дело работодатель оформляет по своему решению.

Формы документов работодатель выбирает сам. Альбом унифицированных форм Госкомстата — приказ о приёме Т-1, личная карточка Т-2, штатное расписание Т-3, табели Т-12 и Т-13 — с 2013 года не обязателен: формы учётных документов утверждает руководитель компании. Многие компании оставляют привычные формы, потому что в них уже есть все нужные реквизиты; как заполнять табель и какие коды неявок в нём ставят, разобрали в статье о табеле учёта рабочего времени.

Микропредприятие — так закон о малом бизнесе называет самые небольшие компании по числу работников и доходу — вправе полностью или частично не принимать локальные акты — правила распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности. Тогда соответствующие условия включают в трудовые договоры на основе типовой формы, утверждённой Правительством (статья 309.2 ТК).

Как вести кадровое делопроизводство с нуля

Кадровое делопроизводство с нуля организуют в такой последовательности:

1. Утвердить локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных, при сменной работе — график сменности.
2. Выбрать формы документов: унифицированные или свои, закрепив выбор приказом руководителя.
3. Назначить ответственного за кадровые документы — кадровика, бухгалтера или руководителя.
4. При приёме — до подписания договора познакомить человека с правилами распорядка и локальными актами, затем подписать трудовой договор. Если человека уже допустили к работе, договор оформляют не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.
5. Подать сведения о приёме в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после приказа или другого документа о приёме; тот же срок действует при увольнении.
6. Вести табель фактически отработанного времени и утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
7. При увольнении оформить прекращение договора приказом или другим документом работодателя, произвести расчёт и передать сведения в фонд, затем направить документы в архив компании.

Отдельные сроки есть у графиков: график сменности доводят до работников не позднее чем за месяц до введения, а о начале отпуска извещают под роспись не позднее чем за две недели.

Сколько хранить кадровые документы

Основные кадровые документы — трудовые договоры, личные карточки, личные дела, приказы о приёме и увольнении — хранят 50 или 75 лет: документы, законченные делопроизводством, то есть закрытые и сданные в архив компании, до 1 января 2003 года, — 75 лет, после этой даты — 50 лет. Сроки задаёт перечень типовых архивных документов Росархива № 236.

Электронный кадровый документооборот: что можно перевести в цифру

Большинство кадровых документов можно вести без бумаги. Электронный кадровый документооборот — создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без бумажного дубликата — разрешает статья 22.1 ТК. Работодатель вводит его локальным актом и оплачивает работникам электронную подпись, если она нужна.

Переход работника на электронный документооборот происходит с его письменного согласия. Согласие не нужно у тех, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2021 года. Отказ от электронных документов не может стать причиной отказа в приёме или увольнения (статья 22.2 ТК).

Электронный документооборот не применяется к следующим документам:

• трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности — для них действует отдельный порядок;
• приказу об увольнении;
• акту о несчастном случае на производстве;
• документам об инструктажах по охране труда, которые работник подписывает лично.

У тех, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности формируют только в электронном виде: бумажную трудовую книжку им не заводят.

Кадровое дело на линейный персонал при аутсорсинге

При аутсорсинге кадровое делопроизводство по линейному персоналу — рабочим на линии, складе и участке: упаковщикам, грузчикам, комплектовщикам — ведёт подрядчик. Работы выполняют по договору возмездного оказания услуг, люди состоят в штате подрядчика, и он их работодатель. Поэтому у заказчика по этим людям не появляется ни трудовых договоров, ни личных карточек, ни приказов, ни графиков отпусков, а что делает каждая сторона на объекте, закрепляют в договоре услуг.

В аутсорсинге персонала «СингПро Плюс» медкнижки, спецодежда, средства защиты и инструктажи по охране труда — на нас как на работодателе. Заказчик подписывает табель отработанных часов ежедневно или раз в неделю и акт за месяц, составленный по табелю; часы, когда человек не вышел на смену, в акт не попадают, документы идут через электронный документооборот.

Ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве

За ошибки в кадровых документах штрафуют по части 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях — за нарушение трудового законодательства:

• организация — 30 000–50 000 ₽;
• индивидуальный предприниматель — 1 000–5 000 ₽;
• руководитель или кадровик как должностное лицо — предупреждение или 1 000–5 000 ₽.

За неоформленный трудовой договор наказывают строже, по части 4 той же статьи: для должностных лиц предусмотрен штраф 10 000–20 000 ₽, для организаций — 50 000–100 000 ₽.

Вопросы и ответы

Обзор норм, не юридическая консультация.