Табель учета рабочего времени: формы, коды, заполнение

Карпухин Виктор ИгоревичРуководитель проектов

Зачем работодателю табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — документ, в котором за месяц по каждому работнику отмечают отработанные часы и причины неявок. Вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, обязан любой работодатель: так сказано в части 4 статьи 91 Трудового кодекса. Табель — обычный способ выполнить эту обязанность.

По табелю бухгалтерия начисляет зарплату, руководитель видит, соблюдается ли режим работы, а кадровая служба собирает данные для статистической отчётности. На производстве к этому добавляется планирование смен: по табелю видно, сколько человек реально вышло и сколько часов отработала каждая смена.

Какую форму табеля выбрать: Т-12, Т-13 или свою

Форму табеля работодатель выбирает сам: форму первичного документа утверждает руководитель организации (часть 4 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте»). Унифицированные формы Т-12 и Т-13 из постановления Госкомстата № 1 с 2013 года не обязательны, но пользоваться ими по-прежнему можно — целиком или как основой для своей формы.

Своя форма должна содержать обязательные реквизиты первичного учётного документа по части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ:

• название документа и дата составления;
• наименование организации или ИП;
• содержание — какое время учтено, за какой период и по каким работникам;
• измеритель — дни и часы;
• должности, подписи, фамилии и инициалы тех, кто составил и проверил табель.

Кто ведёт и подписывает табель рабочего времени

Табель составляет в одном экземпляре работник, которого назначил работодатель, обычно приказом. По указаниям к формам Т-12 и Т-13 его подписывают руководитель подразделения и работник кадровой службы, после чего табель передают в бухгалтерию. На производстве отметки чаще всего ставит мастер участка или бригадир смены: он видит, кто вышел и сколько отработал.

Неявки и работу сверх нормы отмечают не со слов, а по документам:

• больничный — по листку нетрудоспособности;
• простой — по письменному предупреждению о простое;
• сверхурочные часы — при письменном согласии работника, когда закон его требует;
• отсутствие по государственным обязанностям — по справке или повестке.

Коды в табеле: буквенные и цифровые обозначения

Время в табеле записывают кодами — буквенными или цифровыми. Полный перечень из 36 кодов приведён на титульном листе формы Т-12, в Т-13 используют те же. На производстве чаще других нужны такие:

Если нужного обозначения в перечне нет, работодатель вправе добавить свой код. Его утверждают вместе с формой табеля, чтобы мастер и бухгалтер понимали отметку одинаково.

Как заполнить табель учета рабочего времени: по шагам

Табель учета рабочего времени заполняют по ходу месяца, а итоги подводят после его окончания. Порядок для Т-13 и своей формы на её основе такой:

1. Шапка. Наименование организации, подразделение или участок, номер табеля, дата составления и отчётный период.
2. Список. Работники с табельными номерами и должностями.
3. Отметки по дням. На каждого работника по две строки: в верхней — код, в нижней — часы и минуты. В Т-13 месяц разбит на две половины, поэтому строк четыре.
4. Неявки в днях. Отпуск, больничный, командировку отмечают только кодом, нижнюю строку оставляют пустой.
5. Итоги. Отдельно считают дни и часы за каждую половину месяца и за месяц.
6. Подписи. Табель подписывают ответственный, руководитель подразделения и кадровик, затем передают в бухгалтерию.

Отметки ставят одним из двух способов. При сплошной регистрации каждый день отмечают и явки, и неявки. При регистрации отклонений записывают только неявки, опоздания и сверхурочные часы, а обычные дни считаются отработанными по графику. На сменной работе надёжнее сплошная регистрация: график там меняется чаще, чем на пятидневке.

Бланк табеля учета рабочего времени

Ниже — бланк табеля на основе формы Т-13, упрощённый для производственного участка: в нём только учёт времени, без граф для расчёта оплаты. Его можно скачать в PDF, распечатать и утвердить приказом как форму организации.

Электронный табель рабочего времени

Табель можно вести только в электронном виде: первичный документ разрешено составлять электронным и подписывать электронной подписью (часть 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ). Форма Т-13 изначально рассчитана на автоматизированную обработку данных, поэтому её чаще всего и выгружают из учётных программ.

Данные пропускной системы — СКУД, турникета с электронными пропусками — помогают заполнять табель, но сами им не являются. Проход через проходную показывает время входа на территорию, а не начало работы. Поэтому часы из СКУД сверяет и подтверждает ответственный за табель.

Учет рабочего времени на производстве при сменном графике

При сменной работе в табеле важно отделить дневные часы от ночных: ночным считается время с 22:00 до 6:00 (статья 96 ТК), и его отмечают кодом Н, а не Я. Перерыв на питание в рабочее время не входит (статья 108 ТК), поэтому его вычитают из тех часов, на которые он пришёлся.

Пример — график «день — ночь — отсыпной — выходной», смены по 12 часов с часовым перерывом:

• дневная смена — с 8:00 до 20:00;
• ночная смена — с 20:00 до 8:00;
• перерыв в ночной смене — с 0:00 до 1:00.

Ночных часов в такой смене семь: ночное окно длится восемь часов, и из него вычитают час перерыва. Остальные четыре часа — дневные.

Когда на сменной работе дневную или недельную норму соблюсти нельзя, вводят суммированный учёт (статья 104 ТК) — часы сравнивают с нормой не за неделю, а за учётный период. Нормы часов по месяцам — в статье о рабочем календаре 2026.

Контроль рабочего времени на производстве проще, когда табель закрывают не раз в месяц, а каждую смену: мастер сверяет явку в начале смены, а в конце подписывает часы по каждому человеку. Тогда расхождения находят в тот же день, пока смена ещё на участке.

Как исправить ошибку в табеле

Отдельного порядка исправлений для табеля закон не устанавливает, но общее правило для первичных документов есть: в исправлении указывают дату и подписи тех, кто составил документ, с фамилиями и инициалами (часть 7 статьи 9 закона № 402-ФЗ). На практике используют один из двух способов:

• исправление в табеле — неверную отметку зачёркивают, рядом пишут верную, «исправлено», дату, должность, подпись и фамилию;
• корректирующий табель — новый документ с верными данными и отметкой, что он корректирующий.

Типичный случай: рабочий не вышел и не предупредил, в табеле стоит НН. Через несколько дней он приносит больничный — код меняют на Б, а бухгалтерия пересчитывает начисления.

Срок хранения табеля

Срок хранения табеля зависит от условий труда. Он установлен пунктом 402 перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива № 236:

• обычные условия труда — 5 лет;
• вредные и опасные условия — 50 лет;
• вредные и опасные условия, табели закончены до 2003 года, — 75 лет.

Штраф за отсутствие учёта рабочего времени

Если табель не ведут или учёт неполный, это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП. Наказание:

• должностному лицу — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽;
• ИП — от 1 000 до 5 000 ₽;
• организации — от 30 000 до 50 000 ₽.

За повторное нарушение штраф организации вырастает до 50 000–70 000 ₽, а руководителя могут дисквалифицировать на срок от года до трёх лет (часть 2 статьи 5.27).

Табель рабочего времени при аутсорсинге персонала

Когда на участке работают люди подрядчика по договору аутсорсинга персонала, они остаются в его штате, поэтому учёт рабочего времени и табель как кадровый документ ведёт подрядчик. У заказчика табель другой роли: по нему считают оплату услуги.

У нас на объекте табель ведёт наш бригадир, а подписывает представитель заказчика — ежедневно или раз в неделю, а сводку явки мы присылаем каждое утро в 8:40. Акт составляем по итогам месяца на основании табеля, часы невыхода в него не включаются; документы передаём через ЭДО — электронный документооборот. Доля отработанных смен от заказанных по табелям за 2025 год — 98,4%.

Вопросы и ответы

Обзор норм, не юридическая консультация.