Отдел кадров — что это за подразделение и за что оно отвечает
Отдел кадров — подразделение компании, которое подбирает и оформляет работников, ведёт кадровые документы и учёт и отвечает за то, чтобы приём, отпуска и увольнения шли по Трудовому кодексу. Его ещё называют кадровой службой, службой персонала или HR-отделом — от английского human resources, «человеческие ресурсы».
Закон не обязывает создавать отдел кадров: в Трудовом кодексе такой нормы нет. Зато основные обязанности работодателя есть при любом штате — оформить трудовой договор, вести учёт рабочего времени, подавать сведения о работниках в Социальный фонд. В небольшой компании их выполняет один кадровик, бухгалтер или сам руководитель, на крупном заводе — отдел из нескольких человек.
Чем занимается отдел кадров: основные функции
Работа кадровой службы идёт по циклу работника: от поиска кандидата до увольнения и архива. Основные задачи такие:
- Подбор персонала — заявка от руководителя, вакансия, собеседования, проверка документов кандидата.
- Приём и оформление — трудовой договор, приказ, ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка.
- Кадровый учёт — штатное расписание, личные карточки, переводы, сведения о трудовой деятельности для Социального фонда.
- Учёт рабочего времени — табель, графики сменности и отпусков.
- Охрана труда — направления на медосмотры, инструктажи, выдача средств защиты; на крупных предприятиях этим занят отдельный специалист.
- Воинский учёт — по Положению о воинском учёте, утверждённому постановлением Правительства № 719.
- Персональные данные — защищённое хранение документов работников и доступ к ним только тех, кому это нужно по работе.
- Увольнение и архив — приказ, расчёт, выдача сведений о стаже, хранение дел.
Многие документы сейчас можно вести без бумаги. Статья 22.1 ТК разрешает электронный кадровый документооборот — создание и подписание кадровых документов в электронном виде. Работника переводят на него с его согласия, а отказ не может стать причиной отказа в приёме или увольнения. Трудовые книжки, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда под эти правила не подпадают.
Какие документы ведёт отдел кадров и в какие сроки
Для основных кадровых документов закон задаёт, когда их оформить и сколько хранить. В таблице — срок и норма для каждого; ЕФС-1 — единая форма сведений о работниках, которую работодатель сдаёт в Социальный фонд.
| Что оформить | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Трудовой договор в двух экземплярах | Не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска к работе | ст. 67 ТК |
| Ознакомление с правилами распорядка и локальными актами | До подписания трудового договора | ч. 3 ст. 68 ТК |
| Сведения о приёме и увольнении в Социальный фонд (ЕФС-1) | Не позднее следующего рабочего дня после приказа или другого документа о приёме или увольнении | ст. 66.1 ТК, ст. 11 закона № 27-ФЗ |
| График отпусков на год | Не позднее чем за две недели до начала года | ст. 123 ТК |
| Расчёт и трудовая книжка или сведения о стаже при увольнении | В день увольнения | ч. 4 ст. 84.1 ТК |
| Хранение трудовых договоров и личных дел | Полвека после закрытия дела; для дел, закрытых до 2003 года, — дольше | приказ Росархива № 236 |
Штатное расписание — список должностей с численностью и окладами — составляют по готовой форме Т-3, которую утвердил Госкомстат, или по своей. Учёт отработанного времени ведут постоянно (часть 4 статьи 91 ТК); как заполнять табель, разобрали в статье о табеле учёта рабочего времени.
Для микропредприятий — самых маленьких компаний в реестре малого бизнеса — закон делает исключение. По статье 309.2 ТК они вправе не принимать локальные нормативные акты — правила распорядка, положение об оплате труда, график сменности — и переносят эти условия в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства № 858.
Структура отдела кадров и отдела подбора персонала
Структура отдела кадров зависит от численности штата: в маленькой компании все задачи у одного специалиста, в большой — у нескольких, и подбор персонала часто выделяют в отдельную группу. Охрана труда и обучение в одних компаниях входят в отдел, в других — в отдельные службы. Должности обычно такие:
| Должность | Чем занята |
|---|---|
| Руководитель отдела кадров | Распределяет задачи, согласует штатное расписание с директором, отвечает за сроки и проверки |
| Инспектор по кадрам (кадровик) | Договоры, приказы, личные карточки, отпуска, сведения в Социальный фонд |
| Специалист по подбору персонала (рекрутер) | Вакансии, отбор кандидатов, собеседования, выход новичка на работу |
| Специалист по охране труда | Инструктажи, медосмотры, средства защиты |
| Специалист по обучению | Программы обучения, аттестация, повышение квалификации |
Отдел подбора персонала в крупной компании подчиняется руководителю службы персонала и работает по заявкам цехов: начальник производства описывает, кто нужен и к какой дате, а рекрутеры ищут и отбирают людей. Если у компании несколько площадок, структура бывает централизованной — все решения в головном офисе — или децентрализованной, когда у каждого филиала свой кадровик. Ориентир для должностных инструкций — профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда № 109н): это описание трудовых функций и требований к квалификации, для коммерческой компании — рекомендация.
Отдел кадров на производстве: нагрузка от линейного персонала
На производстве основная работа отдела кадров — массовое оформление рабочих, которые сами выполняют работу на линии, складе или участке: упаковщиков, грузчиков, комплектовщиков. Их много, и они чаще меняются. Приём одного рабочего — это цепочка действий:
- Направить на предварительный медосмотр, если он обязателен для этой работы, — за счёт работодателя (статья 220 ТК).
- Ознакомить с правилами распорядка и подписать трудовой договор.
- Провести инструктажи по охране труда — вводный и на рабочем месте — и выдать положенные средства защиты: без инструктажа к работе не допускают (статья 214 ТК).
- Подать сведения о приёме в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня.
- Включить человека в табель и график смен.
При увольнении цепочка идёт в обратную сторону: приказ, расчёт в последний день, сведения в фонд. Чем чаще меняются рабочие, тем больше времени кадровик тратит на этот поток, а сроки по каждому документу остаются теми же.
Как отдел кадров работает с подрядчиком при аутсорсинге линейного персонала
Когда участок работ отдают подрядчику по договору возмездного оказания услуг — договору, где заказчик платит за выполненную работу, а не нанимает людей, — рабочие остаются в штате подрядчика и подчиняются его бригадиру. Тогда трудовые договоры, сведения в фонд и табель по этим людям ведёт подрядчик как их работодатель, а у отдела кадров заказчика остаётся собственный штат.
В аутсорсинге персонала «СингПро Плюс» как подрядчик сам оформляет рабочим медицинские книжки, спецодежду, средства защиты и инструктажи по охране труда. Заказчик получает табель на подпись ежедневно или раз в неделю и акт по итогам месяца — через электронный документооборот.
Ответственность за ошибки отдела кадров
За нарушения в кадровой работе штрафуют по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП). Строже наказывают, если трудовой договор не оформили или вместо него заключили гражданско-правовой — договор подряда или услуг, хотя человек фактически работает как сотрудник.
| Нарушение | Должностное лицо | ИП | Организация |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства (ч. 1) | Предупреждение или 1 000–5 000 ₽ | 1 000–5 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
| Неоформление или неправильное оформление трудового договора (ч. 4) | 10 000–20 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ | 50 000–100 000 ₽ |
Вопросы и ответы
Чем отдел кадров отличается от HR-отдела?
Отдел кадров отвечает за оформление и учёт по Трудовому кодексу и обычно ведёт подбор, HR-отдел в широком смысле — ещё и за обучение, оценку и мотивацию. В небольших компаниях это одно подразделение, в крупных кадровый учёт — часть службы персонала.
Обязателен ли приказ о приёме на работу?
Нет: по части 1 статьи 68 ТК приём оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по желанию. Если приказ есть, он должен совпадать с условиями договора.
Что делать, если уволенный не забрал трудовую книжку?
Направить ему уведомление: прийти за книжкой или согласиться на отправку почтой (статья 84.1 ТК). С этого дня работодатель не отвечает за задержку, а по письменному обращению выдаёт книжку не позднее трёх рабочих дней.
Обзор норм, не юридическая консультация.
