Среднесписочная численность работников — это среднее за период, а не штат на дату
Среднесписочная численность работников — это среднее число людей, которые числились в организации по трудовому договору за месяц, квартал или год. За месяц её считают так: складывают списочную численность за каждый календарный день, включая выходные и праздники, и делят сумму на число дней месяца. Методику задают Указания Росстата к форме П-4 — статистическому отчёту о численности и зарплате; действующая редакция утверждена приказом № 638 и применяется с февраля 2026 года.
В отчётах встречаются три похожих показателя, и путать их нельзя:
- Списочная численность — сколько человек по трудовому договору числится в конкретный день, вместе с отсутствующими: больными, отпускниками, командированными.
- Среднесписочная численность — среднее значение списочной за период, без работниц в декретном отпуске и ещё нескольких категорий.
- Средняя численность — среднесписочная плюс внешние совместители и исполнители по договорам гражданско-правового характера (ГПХ — подряд или оказание услуг с физическим лицом).
В списочную численность попадает каждый, кто проработал по трудовому договору хотя бы день — на постоянной, временной или сезонной работе, — а также собственник, который получает в организации зарплату. Данные за каждый день должны совпадать с табелем учёта рабочего времени и с приказами о приёме, переводе и увольнении.
Как рассчитать среднесписочную численность за месяц
Месячный расчёт строят по ежедневной списочной численности в четыре шага:
- Выписать по табелю и приказам, сколько человек числилось в каждый календарный день месяца.
- Убрать тех, кто числится, но в среднесписочную не входит: женщин в отпуске по беременности и родам, работников в отпуске по уходу за ребёнком, учащихся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты.
- За выходной или праздник взять численность предыдущего рабочего дня. Работник, уволенный в пятницу, выпадает из расчёта с субботы.
- Сложить численность за все дни и разделить на число календарных дней месяца. Результат можно указывать с двумя знаками после запятой.
Пример для цеха за июнь 2026 года, в котором 30 календарных дней. Одна работница весь месяц в отпуске по уходу за ребёнком, поэтому в расчёт она не входит ни в один из дней.
| Период | Дней | Человек в расчёте | Человеко-дней |
|---|---|---|---|
| 1–14 июня | 14 | 40 | 560 |
| 15–26 июня: приняли шесть упаковщиков | 12 | 46 | 552 |
| 27–30 июня: один уволен в пятницу, 26 июня | 4 | 45 | 180 |
| Итого за месяц | 30 | — | 1 292 |
Среднесписочная численность цеха за июнь — 1 292 ÷ 30 = 43,07 человека. Праздник 12 июня входит в расчёт с численностью предыдущего рабочего дня, то есть с теми же сорока работниками. Как отмечают явки и неявки, разобрано в статье о табеле учёта рабочего времени.
Неполное рабочее время: пропорционально часам
Работников на неполном рабочем времени по трудовому договору или письменному соглашению считают пропорционально отработанному времени. Отработанные человеко-часы делят на длину рабочего дня — при 40-часовой пятидневке это 8 часов, — получают человеко-дни и делят их на число рабочих дней месяца по календарю.
Условный пример из Указаний Росстата за сентябрь:
- двое работников по 4 часа в день все 22 рабочих дня — по 0,5 человека за каждый день;
- трое по 3,2 часа в день — по 0,4 человека за день, отработали 22, 10 и 5 дней;
- итог: (0,5 × 22 + 0,5 × 22 + 0,4 × 22 + 0,4 × 10 + 0,4 × 5) ÷ 22 = 1,7 человека.
Целыми единицами, без пересчёта, считают тех, кому сокращённое время положено по закону: работников до 18 лет, занятых на вредных и опасных работах, инвалидов I и II групп. Целыми считают и тех, кого перевели на неполное время по инициативе работодателя.
Кого включают в списочную и среднесписочную численность
Отсутствие на работе само по себе не убирает человека из расчёта: больной, отпускник и работник в простое числятся, пока действует трудовой договор. Из среднесписочной исключают немногих, а внешних совместителей и исполнителей по договорам ГПХ нет даже в списочной.
| Категория | Списочная | Среднесписочная |
|---|---|---|
| Больничный, ежегодный отпуск, командировка | да | да |
| Простой, в том числе по инициативе работодателя | да | да |
| Испытательный срок, надомники | да | да |
| Прогул, отпуск без сохранения зарплаты | да | да |
| Иностранные граждане по трудовому договору | да | да |
| Неполное время по трудовому договору | да, целой единицей | пропорционально часам |
| Внутренний совместитель, работник на полторы или две ставки | один человек | один человек |
| Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком | да | нет, кроме работающих неполное время или на дому |
| Учебный отпуск без сохранения зарплаты | да | нет |
| Внешний совместитель | нет, его считают отдельно | нет |
| Исполнитель по договору ГПХ | нет | нет |
| Собственник без зарплаты | нет | нет |
| Ушедший без отработки срока предупреждения | нет, с первого дня невыхода | нет |
Сотрудника, который работает в организации и по трудовому договору, и по договору ГПХ, учитывают один раз — по основной работе. Женщину в отпуске по беременности и родам, которая заключила договор внутреннего совместительства, например на семь часов в неделю, включают в среднесписочную численность.
Среднесписочная численность за квартал, год и неполный период
За период длиннее месяца складывают уже посчитанные месячные значения:
- за квартал — сумму трёх месяцев делят на 3;
- с начала года — сумму делят на число прошедших месяцев: на 2, 3, 4 и так далее;
- за год — сумму двенадцати месяцев делят на 12.
Организация, которая работала не весь период, всё равно делит сумму на три за квартал и на двенадцать за год, а за неполный месяц — на все календарные дни месяца. Компания, временно приостановившая работу по производственно-экономическим причинам, считает численность на общих основаниях.
Пример для цеха, открытого в октябре:
- среднесписочная численность за октябрь — 30 человек, за ноябрь и декабрь — по 36;
- за IV квартал: (30 + 36 + 36) ÷ 3 = 34 человека;
- за год: (30 + 36 + 36) ÷ 12 = 8,5 человека.
Разница между квартальным и годовым показателем и есть причина, по которой годовой расчёт нельзя делить только на отработанные месяцы.
Где работодателю нужна среднесписочная численность
Показатель попадает в налоговую и статистическую отчётность и определяет, какие правила применяются к компании. Отдельный отчёт о среднесписочной численности в налоговую отменён с 2021 года — теперь её указывают в расчёте по страховым взносам.
| Где | Что считают | Норма |
|---|---|---|
| Титульный лист расчёта по страховым взносам (РСВ) | Среднесписочную по организации вместе с обособленными подразделениями; сами подразделения поле не заполняют | Порядок заполнения, приказ ФНС № ЕД-7-11/878@ |
| Форма П-4 в Росстат | Среднесписочную и среднюю численность; сдают организации, кроме малого бизнеса, не позднее 15-го числа после периода | Указания, приказ Росстата № 638 |
| Категория малого и среднего бизнеса | Среднесписочную за прошлый календарный год: микропредприятие — до 15 человек, малое — до 100, среднее — 101–250 | ст. 4 закона № 209-ФЗ |
| Квота для приёма инвалидов | 2–4% от среднесписочной у работодателей, где больше 35 человек; берут прошлый квартал | ст. 38 закона № 565-ФЗ |
| Упрощённая система налогообложения | Среднюю численность — с внешними совместителями и ГПХ; предел — 130 человек | подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК |
Последняя строка — частая ошибка: для упрощённой системы налогообложения среднесписочной численности мало, к ней добавляют совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Средняя численность решает и то, как часто сдавать П-4: раз в квартал отчитываются компании, у которых она за два предыдущих года не больше 15 человек, а оборот — до 800 млн ₽.
За непредставление или недостоверные данные статистической отчётности штрафуют по статье 13.19 Кодекса об административных правонарушениях:
- должностное лицо — 10 000–20 000 ₽;
- организацию — 20 000–70 000 ₽.
Расчет персонала на производстве: среднесписочная численность и люди на смене
Среднесписочная численность — итог прошлого периода, а не план на смену. В ней числятся отпускники, больные и работники в простое, поэтому по ней не понять, сколько человек выйдет к линии завтра утром. Для расчета персонала на производстве смотрят на явку: табель разделяет явившихся и не явившихся на работу, и по нему видно, сколько людей реально стояло у линии.
В списочную численность входят только работники по трудовому договору с организацией. Поэтому при аутсорсинге — когда работы выполняет подрядчик по договору возмездного оказания услуг, а люди состоят в его штате, — эти люди в среднесписочную численность заказчика не попадают: их учитывает подрядчик как работодатель. У заказчика остаётся договор услуг с организацией, а не трудовые договоры и не договоры ГПХ с физическими лицами.
В аутсорсинге персонала «СингПро Плюс» на объекте работает наш бригадир, резерв — 10–15% от численности смены, невышедшего заменяем из резерва. Заказчик подписывает табель отработанных часов ежедневно или раз в неделю, акт за месяц составляем по табелю без часов невыхода; явка по табелям за прошлый год — 98,4% заказанных смен.
Вопросы и ответы
Входит ли директор-учредитель в среднесписочную численность?
По Указаниям Росстата — да, если он получает в организации зарплату: работающих собственников с зарплатой включают в списочную численность. Собственника, который зарплату не получает, в расчёт не берут.
Как считать сотрудника на полторы ставки?
Одним человеком. Работника на две, полторы или меньше одной ставки и внутреннего совместителя учитывают в списочной численности как одну целую единицу — по месту основной работы.
Нужно ли округлять среднесписочную численность?
В форме П-4 — нет: показатель можно указывать с двумя знаками после запятой, например 43,07 человека из примера с цехом выше.
Обзор норм, не юридическая консультация.
