Личный листок по учету кадров: что это за документ
Личный листок по учету кадров — анкета о работнике, которую он заполняет сам при приёме на работу; листок хранится в личном деле. Единой обязательной формы у листка нет. Работодатель вправе утвердить бланк и порядок его ведения локальным нормативным актом — внутренним документом организации.
Чем листок отличается от анкеты соискателя и карточки Т-2
Три документа различаются тем, кто их заполняет и когда.
| Документ | Кто заполняет | Когда |
|---|---|---|
| Анкета соискателя | кандидат | до приёма на работу |
| Личный листок по учету кадров | работник | при приёме |
| Личная карточка Т-2 | кадровик по документам работника | после приёма |
Кому личный листок обязателен по закону
Личный листок в коммерческой организации законом не требуется. Организация вправе ввести листки своим локальным актом по статье 8 ТК РФ. Обязательным листок делают ведомственные акты: кандидат на рабочую профессию в прокуратуре сдаёт личный листок и автобиографию, написанные собственноручно, — по приказу Генпрокуратуры № 536 от 8 августа 2025 года.
Какие сведения можно требовать в личном листке, а какие нельзя
Графы личного листка ограничивает закон о персональных данных. Национальность, политические взгляды, религиозные убеждения и здоровье относятся к специальным категориям: их обрабатывают по письменному согласию или на основании трудового законодательства (ст. 10 закона № 152-ФЗ).
| Графа листка | Когда можно запрашивать | Норма |
|---|---|---|
| ФИО, дата рождения, паспорт | по документам, предъявленным при приёме | ст. 65 ТК РФ |
| Образование и квалификация | если работа требует подготовки | ст. 65 ТК РФ |
| Воинская обязанность | у военнообязанных и призывников | ст. 65 ТК РФ |
| Национальность | при письменном согласии или основании в законе | ст. 10 закона № 152-ФЗ |
| Членство в профсоюзе | только в случаях из закона | ст. 86 ТК РФ, п. 5 |
Бланк личного листка по учету кадров для рабочих профессий
Бланк собран под приём рабочих, граф специальных категорий в нём нет. Утвердите его своим локальным актом.
Личный листок по учету кадровБланк · PDF · А4СкачатьЛичный листок по учету кадров № ___
1. Общие сведения
- Фамилия, имя, отчество: ______________________________________
- Дата и место рождения: ______________________________________
- Паспорт: серия, номер, кем и когда выдан: ______________________________________
2. Образование и квалификация
- Образование, учебное заведение, год окончания, специальность: ______________________________________
- Профессия, разряд, удостоверения: ______________________________________
3. Трудовая деятельность
- Прежние места работы, начиная с последнего — период, организация, должность: ______________________________________
4. Воинский учёт
- Отношение к воинской обязанности и воинское звание (для военнообязанных и призывников): ____________________
5. Подтверждение
- Сведения соответствуют моим документам. Обязуюсь сообщать работодателю об их изменении.
- Дата заполнения: «___» ____________ 20___ г. Подпись работника: ____________
Как заполнить личный листок: порядок по шагам
Порядок заполнения личного листка задаёт локальный акт; ведёт листки отдел кадров.
- Кадровик знакомит работника под роспись с порядком обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ, п. 8).
- Работник вписывает сведения по паспорту, документу об образовании и документам воинского учёта.
- Графа специальной категории без основания в законе требует письменного согласия, которое работник даёт свободно, своей волей. Согласие называет оператора — того, кто обрабатывает данные, здесь работодателя, — цель, перечень данных и срок.
Как внести изменения в личный листок
Изменения в личный листок вносят в сам листок или в дополнение к нему, когда работник сообщает новые сведения. Статья 89 ТК РФ даёт работнику право бесплатно видеть свои данные, получать копии записей и требовать исправить неверные сведения.
Копия листка после увольнения
Оригинал личного листка остаётся в личном деле. Уволенный работник по письменному заявлению получает заверенную копию бесплатно, не позднее 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Где и сколько хранить личный листок по учету кадров
Личный листок хранится в личном деле 50 лет, если дело закончено с 2003 года, и 75 лет — если до 2003 года (ст. 22.1 закона об архивном деле). Сроки для остальных бумаг — в статье про кадровое дело. Обработка персональных данных без законного основания стоит юрлицу от 150 000 до 300 000 ₽ штрафа (ч. 1 ст. 13.11 КоАП).
Личный листок на рабочих при аутсорсинге линейного персонала
Личные листки рабочих при аутсорсинге персонала ведёт подрядчик, если ввёл их: по договору возмездного оказания услуг рабочие остаются в его штате. Заказчику подрядчик передаёт сведения из листков с письменного согласия работника, кроме случаев из закона (ст. 88 ТК РФ).
Обзор норм, не юридическая консультация.
