Кадровое администрирование это: определение простыми словами
Кадровое администрирование это оформление и учёт трудовых отношений с работниками: приём, переводы, отпуска, взыскания, увольнение и сведения в госорганы. Правила этой работы задаёт Трудовой кодекс (ТК). Те же действия называют администрированием персонала, администрированием кадров или HR-администрированием.
Кадровое администрирование описано в профессиональном стандарте «Специалист по управлению персоналом» (код 07.003). Профстандарт — документ Минтруда: какие работы выполняет специалист и какая квалификация для них нужна. Его утвердил приказ Минтруда № 109н от 9 марта 2022 года.
В профстандарте кадровое администрирование — обобщённая трудовая функция A «Документационное обеспечение работы с персоналом». Обобщённая функция — крупный участок работы, который можно поручить одной должности. Уровень квалификации у функции A — 6: он рассчитан на специалиста с высшим образованием уровня бакалавриата.
Чем кадровое администрирование отличается от КДП, подбора и расчёта зарплаты
Кадровое администрирование отвечает за оформление и учёт, а подбор, оплата труда и кадровая стратегия — другие функции того же профстандарта. Кадровое делопроизводство (КДП) — часть администрирования: составление и хранение самих документов. Какие документы обязательны, разобрано в статье о кадровом деле.
| Направление | Что решает | Функция профстандарта 07.003 |
|---|---|---|
| Кадровое администрирование | Оформление и учёт кадровых событий, сведения в госорганы | A, уровень 6 |
| Подбор персонала | Поиск и отбор кандидатов | B, уровень 6 |
| Организация труда и оплаты | Нормирование труда, системы оплаты | E, уровень 6 |
Функции отдела кадрового администрирования по профстандарту
Отдел кадрового администрирования выполняет 3 трудовые функции из блока A. В небольшой компании все три ведёт один специалист.
A/01.6. Документы по учёту и движению персонала
- Специалист собирает и проверяет личные документы работников.
- Специалист оформляет документы о приёме, переводе, отпуске и увольнении.
- Специалист готовит копии, выписки и справки по запросам работников.
- Специалист готовит документы к сдаче в архив.
A/02.6. Типовые формы и оформление трудовых отношений
- Специалист готовит проекты локальных нормативных актов — внутренних правил компании о труде.
- Специалист отвечает на запросы госорганов и представителей работников.
- Специалист готовит уведомления и статистическую отчётность.
A/03.6. Документооборот по персоналу
- Специалист выстраивает движение кадровых документов внутри компании.
- Специалист организует передачу документов по персоналу в госорганы.
Кадровые события: что оформить и в какой срок
Каждое кадровое событие имеет свой срок оформления. ЕФС-1 — форма, по которой работодатель сообщает в Социальный фонд (СФР) о приёме, переводе и увольнении: из этих сведений складывается электронная трудовая книжка.
| Событие | Что сделать | Срок | Норма |
|---|---|---|---|
| Приём | Оформить трудовой договор письменно | 3 рабочих дня с допуска к работе | ч. 2 ст. 67 ТК |
| Приём | Подать ЕФС-1 | Следующий рабочий день после приказа | ст. 11 закона № 27-ФЗ |
| Перевод | Получить письменное согласие работника | До перевода | ст. 72.1 ТК |
| Перевод | Подать ЕФС-1 | До 25-го числа следующего месяца | памятки СФР |
| Изменение условий договора | Письменно уведомить работника | За 2 месяца | ч. 2 ст. 74 ТК |
| Отпуск | Известить под подпись | За 2 недели | ст. 123 ТК |
| Отпуск | Выплатить отпускные | За 3 дня до начала | ст. 136 ТК |
| Взыскание | Объявить приказ под роспись | 3 рабочих дня с издания | ст. 193 ТК |
| Увольнение | Подать ЕФС-1 | Следующий рабочий день после приказа | ст. 11 закона № 27-ФЗ |
| Увольнение | Выдать трудовую книжку или сведения о работе, рассчитаться | В день увольнения | ч. 4 ст. 84.1 ТК |
Перевод меняет трудовую функцию или подразделение из договора, поэтому нужен подписанный работником документ. Перемещение — другое рабочее место или механизм при тех же условиях договора, и согласия оно не требует (ст. 72.1 ТК).
Перед взысканием работодатель требует письменное объяснение. Если через 2 рабочих дня объяснения нет, составляют акт. Взыскание применяют не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и не позднее 6 месяцев со дня совершения (ст. 193 ТК).
Кто ведёт кадровое администрирование: специалист, отдел или подрядчик
Кадровое администрирование ведёт сам работодатель, отдельный отдел кадров ТК создавать не обязывает. Как устроен отдел в крупной компании, описано в статье об отделе кадров.
Профстандарт называет для функции A 4 должности: специалист по оформлению трудовых отношений, специалист по документационному обеспечению персонала, специалист по персоналу, специалист по кадрам. Специалисту нужен бакалавриат или среднее профессиональное образование (СПО) с переподготовкой по управлению персоналом и опытом от 3 лет. Обязательным профстандарт становится, когда требования к квалификации установлены законом или другим нормативным актом (ст. 195.3 ТК).
Микропредприятие вправе не принимать локальные акты и включить их условия в трудовые договоры по типовой форме (ст. 309.2 ТК). Кадровый электронный документооборот (КЭДО) разрешают статьи 22.1–22.3 ТК, действующих работников переводят на него с письменного согласия. Трудовые книжки, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда в КЭДО не ведут.
Кадровое администрирование линейного персонала на производстве
У рабочих к оформлению добавляется охрана труда. Работодатель не допускает рабочего к смене без инструктажа и обязательного медосмотра (ст. 214 ТК). Предварительный медосмотр (ст. 220 ТК) и средства индивидуальной защиты (СИЗ, ст. 221 ТК) оплачивает работодатель.
При аутсорсинге по договору оказания услуг работодатель рабочих — подрядчик. Он оформляет их, отвечает за охрану труда и управляет сменой через своего бригадира, а заказчик платит за отработанные часы. Так устроен аутсорсинг персонала «СингПро Плюс»:
- Рабочие оформлены в штат «СингПро Плюс».
- Медкнижки, спецодежду, СИЗ и инструктажи по охране труда «СингПро Плюс» берёт на себя как работодатель.
- Мастер заказчика ставит задачу бригадиру «СингПро Плюс» на объекте.
- Представитель заказчика подписывает табель ежедневно или раз в неделю.
- По табелю за месяц составляется акт оказанных услуг; смены, на которые рабочий не вышел, в акт и оплату не входят.
Ответственность за ошибки в кадровом администрировании
За ошибки в кадровом администрировании организация платит до 130 000 ₽ штрафа по Кодексу об административных правонарушениях (КоАП).
| Нарушение | Должностное лицо, ₽ | Индивидуальный предприниматель, ₽ | Организация, ₽ |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27) | Предупреждение или 1 000–5 000 | 1 000–5 000 | 30 000–50 000 |
| Неоформление трудового договора или подмена его гражданским (ч. 4 ст. 5.27) | 10 000–20 000 | 5 000–10 000 | 50 000–100 000 |
| Допуск без обучения охране труда или медосмотра (ч. 3 ст. 5.27.1) | 15 000–25 000 | 15 000–25 000 | 110 000–130 000 |
Вопросы и ответы
Кадровое администрирование и кадровый учёт — одно и то же?
Нет: кадровый учёт — часть администрирования. Администрирование ещё включает оформление 6 видов кадровых событий, локальные акты и сведения в СФР.
Обзор норм, не юридическая консультация.
